Τι είναι τα αρχεία .ddd και ποιες προθεσμίες ισχύουν
Όποιος διαχειρίζεται φορτηγά ή λεωφορεία με ψηφιακό ταχογράφο, έρχεται σε επαφή με αρχεία .ddd. Η σελίδα αυτή εξηγεί από πού προέρχονται τα αρχεία και ποιες υποχρεώσεις συνδέει ο νομοθέτης με αυτά. Απευθύνεται σε επιχειρήσεις που αναλαμβάνουν το θέμα για πρώτη φορά μόνες τους.
- αντιγραφή κάρτας οδηγού
- 28 ημέρες
- αντιγραφή μονάδας οχήματος
- 90 ημέρες
- διατήρηση αρχείων
- 1 έτος
Τι περιέχει ένα αρχείο .ddd
Ένα αρχείο .ddd είναι το αναλλοίωτο απόσπασμα από έναν ψηφιακό ταχογράφο, με τις καταγεγραμμένες δραστηριότητες μαζί με την κρυπτογραφική υπογραφή. Από την υπογραφή μπορεί κανείς αργότερα να ελέγξει ότι τίποτα δεν άλλαξε. Το ίδιο το αρχείο είναι το καθοριστικό έγγραφο, μια εκτυπωμένη αναφορά είναι απλώς μια όψη του.
Δύο πηγές παράγουν τέτοια αρχεία. Η κάρτα οδηγού καταγράφει τι έκανε ένας οδηγός σε όλα τα οχήματα, και ο μαζικός αποθηκευτικός χώρος της μονάδας οχήματος καταγράφει τι συνέβη με το όχημα, συμπεριλαμβανομένων των διαστημάτων χωρίς τοποθετημένη κάρτα. Σε κάθε τακτική ανάγνωση δημιουργείται ένα αρχείο, το οποίο φυλάσσετε.
Τα αρχεία δεν ονομάζονται παντού .ddd. Στην Ισπανία καταλήγουν συνήθως σε .tgd, στη Γαλλία σε .c1b ή .c1c για τις κάρτες οδηγού και σε .v1b ή .v1c για τα οχήματα. Ορισμένες συσκευές ανάγνωσης και προγράμματα γράφουν επίσης .esm, .add, .dtc ή .dtg. Το περιεχόμενο είναι παντού το ίδιο, μόνο η κατάληξη διαφέρει. Το Scernetta αναγνωρίζει το αρχείο από το περιεχόμενό του και διαβάζει όλες αυτές τις καταλήξεις.
Οι προθεσμίες αντιγραφής
Η επιχείρηση πρέπει να αντιγράφει τα δεδομένα τακτικά, προτού ο αποθηκευτικός χώρος αντικατασταθεί. Στη Γερμανία, για την κάρτα οδηγού ισχύει προθεσμία το πολύ 28 ημερών, ενώ για τον μαζικό αποθηκευτικό χώρο της μονάδας οχήματος είναι 90 ημέρες. Οι προθεσμίες ορίζονται στον γερμανικό κανονισμό Fahrpersonalverordnung, και όποιος τις αφήσει να παρέλθουν, κινδυνεύει με πρόστιμο, ακόμη και αν οι οδηγοί οδήγησαν χωρίς σφάλμα.
Στην καθημερινότητα η προθεσμία των 28 ημερών είναι η κρίσιμη, επειδή τρέχει ανά οδηγό. Στη σελίδα ανάλυσης υπάρχει γι’ αυτό μια δωρεάν υπενθύμιση μέσω email.
Η διατήρηση
Η αντιγραφή από μόνη της δεν αρκεί, τα αρχεία πρέπει να διατηρούνται τουλάχιστον ένα έτος, στο πρωτότυπο και αναλλοίωτα. Συνηθισμένος είναι ένας απλός φάκελος αρχειοθέτησης ανά οδηγό ή όχημα, τον οποίο καλύπτει το κανονικό αντίγραφο ασφαλείας. Ποιο αρχείο πρέπει ακόμη να διατηρηθεί και ποιο έχει εκπληρώσει την προθεσμία του, σας το δείχνει κατ’ επιλογή και το πρόγραμμα.
Πρέπει ούτως ή άλλως να αναλύσετε
Με την αντιγραφή και τη διατήρηση δεν έχει ολοκληρωθεί η δουλειά, η επιχείρηση πρέπει επίσης να εξετάσει τα δεδομένα για παραβάσεις και να τις συζητήσει με τους οδηγούς. Ακριβώς αυτή η ανάλυση είναι το έργο του Scernetta. Την ταχύτερη εικόνα δίνει η ανάλυση στον browser, η οποία διαβάζει μια κάρτα τοπικά και εμφανίζει την έτοιμη αναφορά.
Αν έχετε πρόχειρο ένα αρχείο .ddd, δείτε την αναφορά που το συνοδεύει. Η ανάλυση εκτελείται στον browser, και το αρχείο δεν εγκαταλείπει τον υπολογιστή σας.