Was .ddd-Dateien sind und welche Fristen gelten
Wer Lkw oder Busse mit digitalem Tachographen betreibt, bekommt es mit .ddd-Dateien zu tun. Diese Seite erklärt, woher die Dateien kommen und welche Pflichten der Gesetzgeber daran knüpft. Sie richtet sich an Betriebe, die das Thema zum ersten Mal selbst übernehmen.
- Fahrerkarte kopieren
- 28 Tage
- Fahrzeugeinheit kopieren
- 90 Tage
- Dateien aufbewahren
- 1 Jahr
Was in einer .ddd-Datei steckt
Eine .ddd-Datei ist der unveränderte Auszug aus einem digitalen Tachographen, mit den aufgezeichneten Tätigkeiten samt kryptographischer Signatur. An der Signatur lässt sich später prüfen, dass nichts verändert wurde. Die Datei selbst ist das maßgebliche Dokument, ein ausgedruckter Bericht ist nur eine Ansicht davon.
Zwei Quellen erzeugen solche Dateien. Die Fahrerkarte zeichnet auf, was ein Fahrer über alle Fahrzeuge hinweg getan hat, und der Massenspeicher der Fahrzeugeinheit hält fest, was mit dem Fahrzeug geschah, einschließlich der Zeiten ohne gesteckte Karte. Beim regelmäßigen Auslesen entsteht je Vorgang eine Datei, die Sie ablegen.
Nicht überall heißen die Dateien .ddd. In Spanien enden sie meist auf .tgd, in Frankreich auf .c1b oder .c1c bei Fahrerkarten und auf .v1b oder .v1c bei Fahrzeugen. Manche Auslesegeräte und Programme schreiben auch .esm, .add, .dtc oder .dtg. Der Inhalt ist überall gleich, nur die Endung ist anders. Scernetta erkennt die Datei am Inhalt und liest alle diese Endungen.
Die Kopierfristen
Das Unternehmen muss die Daten regelmäßig kopieren, bevor der Speicher überschrieben wird. In Deutschland gilt für die Fahrerkarte eine Frist von spätestens 28 Tagen, für den Massenspeicher der Fahrzeugeinheit sind es 90 Tage. Die Fristen stehen in der Fahrpersonalverordnung, und wer sie verstreichen lässt, riskiert ein Bußgeld, auch wenn die Fahrer fehlerfrei gefahren sind.
Im Alltag ist die 28-Tage-Frist die kritische, weil sie je Fahrer läuft. Auf der Analyse-Seite gibt es dafür eine kostenlose E-Mail-Erinnerung.
Die Aufbewahrung
Kopieren allein genügt nicht, die Dateien sind mindestens ein Jahr aufzubewahren, im Original und unverändert. Üblich ist ein einfacher Archivordner je Fahrer oder Fahrzeug, den die normale Datensicherung mit abdeckt. Welche Datei noch vorzuhalten ist und welche ihre Frist erfüllt hat, zeigt Ihnen das Programm auf Wunsch mit an.
Auswerten müssen Sie trotzdem
Mit dem Kopieren und Aufbewahren ist es nicht getan, der Betrieb muss die Daten auch auf Verstöße durchsehen und mit den Fahrern besprechen. Genau diese Auswertung ist die Aufgabe von Scernetta. Den schnellsten Eindruck gibt die Auswertung im Browser, die eine Karte lokal liest und den fertigen Bericht anzeigt.
Wenn Sie eine .ddd-Datei zur Hand haben, sehen Sie sich den Bericht dazu an. Die Auswertung läuft im Browser, und die Datei verlässt Ihren Rechner nicht.