Ce que sont les fichiers .ddd et quels délais s'appliquent
Qui exploite des camions ou des autocars équipés d'un tachygraphe numérique aura affaire aux fichiers .ddd. Cette page explique d'où viennent les fichiers et quelles obligations le législateur y attache. Elle s'adresse aux entreprises qui prennent le sujet en main elles-mêmes pour la première fois.
- copier la carte de conducteur
- 28 jours
- copier l'unité embarquée
- 90 jours
- conserver les fichiers
- 1 an
Ce que contient un fichier .ddd
Un fichier .ddd est l'extrait inaltéré d'un tachygraphe numérique, comprenant les activités enregistrées ainsi qu'une signature cryptographique. La signature permet de vérifier plus tard que rien n'a été modifié. Le fichier lui-même est le document qui fait foi, un rapport imprimé n'en est qu'une vue.
Deux sources produisent de tels fichiers. La carte de conducteur enregistre ce qu'un conducteur a fait sur l'ensemble des véhicules, et la mémoire de masse de l'unité embarquée retient ce qui est arrivé au véhicule, y compris les périodes sans carte insérée. Chaque lecture régulière produit un fichier, que vous archivez.
Les fichiers ne s'appellent pas partout .ddd. En Espagne, ils se terminent le plus souvent par .tgd, en France par .c1b ou .c1c pour les cartes de conducteur et par .v1b ou .v1c pour les véhicules. Certains appareils de téléchargement et programmes produisent aussi des fichiers .esm, .add, .dtc ou .dtg. Le contenu est partout le même, seule l'extension change. Scernetta reconnaît le fichier à son contenu et lit toutes ces extensions.
Les délais de copie
L'entreprise doit copier les données régulièrement, avant que la mémoire ne soit écrasée. En Allemagne, un délai d'au plus 28 jours s'applique à la carte de conducteur, et de 90 jours à la mémoire de masse de l'unité embarquée. Les délais figurent dans le règlement allemand sur le personnel de conduite (Fahrpersonalverordnung), et qui les laisse expirer risque une amende, même si les conducteurs ont conduit sans faute.
Au quotidien, le délai de 28 jours est le plus critique, car il court par conducteur. La page d'analyse propose à cet effet un rappel par e-mail gratuit.
La conservation
Copier ne suffit pas, les fichiers doivent être conservés au moins un an, dans leur version d'origine et sans modification. En pratique, un simple dossier d'archive par conducteur ou par véhicule suffit, et la sauvegarde habituelle le couvre. Quel fichier doit encore être conservé et lequel ne l'est plus, le programme peut aussi vous l'indiquer.
Vous devez tout de même les analyser
Copier et conserver ne suffit pas, l'entreprise doit aussi examiner les données à la recherche d'infractions et en discuter avec les conducteurs. C'est précisément cette analyse qui est la tâche de Scernetta. Le moyen le plus rapide de s'en faire une idée, c'est l'analyse dans le navigateur, qui lit une carte localement et affiche le rapport final.
Si vous avez un fichier .ddd sous la main, consultez le rapport correspondant. L'analyse s'exécute dans le navigateur, et le fichier ne quitte pas votre ordinateur.