Wat .ddd-bestanden zijn en welke termijnen gelden
Wie vrachtwagens of bussen met een digitale tachograaf inzet, krijgt met .ddd-bestanden te maken. Deze pagina legt uit waar de bestanden vandaan komen en welke verplichtingen de wetgever eraan verbindt. Ze is bedoeld voor bedrijven die het onderwerp voor het eerst zelf ter hand nemen.
- Bestuurderskaart kopiëren
- 28 dagen
- Voertuigunit kopiëren
- 90 dagen
- Bestanden bewaren
- 1 jaar
Wat er in een .ddd-bestand zit
Een .ddd-bestand is het ongewijzigde uittreksel uit een digitale tachograaf, met de geregistreerde activiteiten inclusief cryptografische handtekening. Aan de hand van de handtekening is later te controleren dat er niets is gewijzigd. Het bestand zelf is het doorslaggevende document, een afgedrukt rapport is er slechts een weergave van.
Twee bronnen produceren zulke bestanden. De bestuurderskaart registreert wat een bestuurder over alle voertuigen heen heeft gedaan, en het massageheugen van de voertuigunit legt vast wat er met het voertuig gebeurde, inclusief de tijden zonder ingestoken kaart. Bij het regelmatig uitlezen ontstaat per keer een bestand dat u opslaat.
Niet overal heten de bestanden .ddd. In Spanje eindigen ze meestal op .tgd, in Frankrijk op .c1b of .c1c bij bestuurderskaarten en op .v1b of .v1c bij voertuigen. Sommige uitleesapparaten en programma's schrijven ook .esm, .add, .dtc of .dtg. De inhoud is overal gelijk, alleen de extensie is anders. Scernetta herkent het bestand aan de inhoud en leest al deze extensies.
De kopieertermijnen
Het bedrijf moet de gegevens regelmatig kopiëren, voordat het geheugen wordt overschreven. In Duitsland geldt voor de bestuurderskaart een termijn van uiterlijk 28 dagen, voor het massageheugen van de voertuigunit is dat 90 dagen. De termijnen staan in de Fahrpersonalverordnung, en wie ze laat verstrijken, riskeert een boete, ook al hebben de bestuurders foutloos gereden.
In de praktijk is de termijn van 28 dagen de kritieke, omdat die per bestuurder loopt. Op de analysepagina is daarvoor een gratis e-mailherinnering beschikbaar.
De bewaring
Kopiëren alleen is niet genoeg, de bestanden moeten minstens een jaar bewaard worden, in het origineel en ongewijzigd. Gebruikelijk is een eenvoudige archiefmap per bestuurder of voertuig, die de normale gegevensback-up meedekt. Welk bestand nog bewaard moet worden en welk zijn bewaartermijn al achter de rug heeft, laat het programma u desgewenst zien.
Analyseren moet u toch
Met kopiëren en bewaren is het niet gedaan, het bedrijf moet de gegevens ook op overtredingen doornemen en met de bestuurders bespreken. Precies die analyse is de taak van Scernetta. De snelste indruk geeft de analyse in de browser, die een kaart lokaal leest en het voltooide rapport toont.
Als u een .ddd-bestand bij de hand heeft, bekijk dan het bijbehorende rapport. De analyse draait in de browser, en het bestand verlaat uw computer niet.